Servicii de implementare a soluției de digitalizare a proceselor de management resurse umane – recrutare, angajare, administrare personal (licențe, servicii de implementare și servicii de garanție)

Bună ziua, Vă mulțumim pentru întrebarea Dvs. Comunicăm că, se acceptă unele documente din ofertă să fie în limba engleză din moment ce în anunțul de participare se face referire la limba română și limba engleză. Vă mulțumim.

Confirmăm termenul corect de „9 luni”, conform caietului de sarcini, specificația de preț.

Bună ziua, vă mulțumim pentru întrebarea Dvs. La subiect precizăm că, cerința dată de calificare este facultativă/opțională. În cazul în care ofertantul nu deține certificat ISO 9001 sau alte certificate ISO - oferta nu se respinge și nu se descalifică din acest motiv, și da, sunt acceptate orice alte certificate ISO pe care compania le deține. Totodată, vă rog să notați că cerința dată nu este obligatorie (NU*, (la solicitarea)): * Informația se va prezenta cu scop informativ de către ofertantul care va fi desemnat câștigător (în cazul în care implementează asemenea standarde) și se va reflecta în coloana „Standarde de referință” din Specificația tehnică ofertată (Anexa nr.1 a Caietului de sarcini).

Vă mulțumim pentru întrebarea adresată și dorim să revenim cu următoarele clarificări: În cadrul ședinței de familiarizare, întrebarea adresată de un participant a vizat dacă modulul de salarizare (Payroll) este solicitat în cadrul soluției ce face obiectul achiziției curente. Răspunsul oferit atunci a fost că modulul Payroll, aferent procesului de calcul efectiv al salariilor, nu este solicitat în cadrul acestei proceduri de achiziție, întrucât acesta va face obiectul unei achiziții separate. Distincția între sistemul salarial referit în Caietul de sarcini și calculul salarial este: i) sistemul salarial reprezintă o structură formată din mai multe elemente (grile salariale, nivele strategice ale posturilor, nivele de referință ale posturilor, trepte salariale, benzi salariale) și este utilizat la stabilirea salariului de bază al angajaților; ii) calculul salarial este realizat în baza salariilor de bază, a timpului efectiv lucrat și a legislației aferente, în scopul calculării și efectuarii plăților salariale pentru angajați. Totodată, s-a menționat în mod expres în cadrul ședinței că existența modulului Payroll în cadrul soluției propuse este considerată un avantaj și va fi punctată separat, conform punctului 3 din tabelul criteriilor de performanță din anunțul de participare, care prevede: „Pentru criteriul de performanță specificat la pct. 3 din tabelul de mai sus se va acorda punctaj proporțional în funcție de nivelul de dezvoltare și localizare al modulului de salarizare (Payroll) pentru Republica Moldova.” Prin urmare, lipsa modulului Payroll în soluția propusă nu afectează eligibilitatea ofertei, însă va influența punctajul acordat la criteriul de performanță menționat mai sus.

Bună ziua, Vă mulțumim pentru întrebarea Dvs. Confirmăm că cerința de calificare privind experiența anterioară – respectiv prestarea cu succes, în ultimii 3 ani, a serviciilor de implementare a soluției ofertate în domeniul resurselor umane pentru o bancă centrală sau o instituție financiară din Uniunea Europeană – este obligatorie. Această cerință urmărește în mod explicit două aspecte esențiale: 1. Validarea soluției ofertate, prin demonstrarea implementării anterioare într-o bancă centrală sau instituție financiară din Uniunea Europeană. Deși soluția vizată este dedicată gestionării proceselor de resurse umane și nu implică funcționalități bancare propriu-zise, resursele umane sunt cel mai important activ al unei entități financiare, respectiv, procesele de gestiune a resurselor umane intr-o instituție financiară sunt cele mai apropiate de piața de referință a BNM. Cerința de calificare menționată atestă că soluția este matură, stabilă și adaptabilă la nivelul de complexitate instituțională, organizatorică și reglementară specific acestor entități, în care procesele de HR sunt strâns corelate cu politicile de guvernanță, management al riscului, control intern și respectarea unor reglementări stricte cum ar fi cele ce vizează protecția datelor cu carcter personal (GDPR), securitatea, auditabilitatea, interoperabilitatea etc. Având în vedere că soluția urmează a fi utilizată de BNM pe o perioadă extinsă (10 ani), iar Republica Moldova se află în proces de aderare la Uniunea Europeană, este esențial ca soluția să fie pe deplin aliniată cu cadrul normativ și practicile UE. Implementarea anterioară într-o instituție din UE oferă o garanție solidă în acest sens. 2. Demonstrarea experienței directe a ofertantului în livrarea și implementarea soluției într-un mediu reglementat din UE. Se validează astfel capacitatea ofertantului de a gestiona proiecte complexe, respectând cerințe stricte de calitate, termene, documentație, configurare și suport post-implementare, specifice băncilor centrale și instituțiilor financiare din Uniunea Europeană. Prin urmare, această cerință de calificare nu urmărește doar o experiență generică în domeniul HR, ci o combinație între validarea impplementării în practică a soluției într-un mediu specific băncilor centrale și instituțiilor financiare din Uniunea Europeană și experiența demonstrabilă a ofertantului în astfel de implementări, iar neîndeplinirea acestei cerințe de calificare conduce la respingerea ofertei ca fiind inacceptabilă. Această cerință nu influențează punctajul în cadrul evaluării tehnice sau financiare, fiind aplicabilă exclusiv în etapa de calificare.

După cum am menționat anterior, compania nu va fi descalificată dacă nu deține certificate ISO, conform rândului 18 din tabel. Nivelul minim / obligativitatea: „Nu * (la solicitare)”. Pentru acest rând a fost acordat răspunsul de mai sus. Cu privire la rândul 16 la care faceți referință, nivelul minim / obligativitatea „Da (la solicitare)” - în acest caz, certificate SR EN ISO 9001 sau echivalent, prin prezentarea unor documente edificatoare, în copie lizibilă certificată de reprezentantul ofertantul cu mențiunea „conform cu originalul”, care să ateste implementarea Sistemului de Management al calității în conformitate cu prevederile SR EN ISO 9001 sau echivalent, valabile cel puțin la data limită de depunere a ofertelor - este obligatorie. Neprezentarea acestor certificate duce la descalificarea ofertei. Sper că a fost oferit răspuns la întrebarea Dvs.

Bună ziua, Vă mulțumesc pentru întrebarea Dvs. În conformitate cu pct. 7 din Anunțul de participare precum și pct. 1.3.1 și 1.3.2 din Caietul de sarcini, ofertanții au obligația de a include în oferta tehnică link-urile de acces către înregistrările video ale sesiunilor demonstrative care prezintă cât mai detaliat procesele descrise în Caietul de sarcini (cerințe). Această cerință este esențială și obligatorie și are ca scop demonstrarea clară a conformării soluției propuse cu cerințele funcționale și oferta tehnică. Înregistrările permit o evaluare reproductibilă și independentă, fără constrângeri logistice sau de program, aspect esențial în contextul unei comisii de evaluare multidisciplinare. În acest context, un link către o platformă de demonstrare activă poate fi prezentat, dar numai cu titlu opțional și suplimentar, și nu poate substitui cerința obligatorie privind înregistrările video. Linkul poate sprijini procesul de înțelegere, însă evaluarea conformității funcționale se va face exclusiv în baza materialelor video furnizate în ofertă. Prin urmare, neprezentarea înregistrărilor video va fi considerată neconformitate cu cerințele de calificare, iar oferta va fi respinsă ca fiind inacceptabilă. Referitor la criteriile de evaluare ale sesiunilor demonstrative video, acestea nu sunt punctate separat, însă înregistrările video au rolul de a permite verificarea corespunderii soluției ofertate cu cerințele funcționale obligatorii. Astfel: • Lipsa unei înregistrări video clare sau imposibilitatea de accesare a acesteia poate conduce la imposibilitatea verificării conformității ofertei; • Informațiile prezentate în video trebuie să fie corelate cu specificațiile din oferta tehnică; • Orice funcționalitate menționată ca disponibilă trebuie să fie demonstrată în mod vizibil și funcțional în cadrul înregistrării. • Evaluarea se va face exclusiv pe baza conformării funcționale, fără a se puncta aspecte formale sau estetice ale înregistrărilor.

Experiența în implementarea cu succes a soluțiilor HR pentru o companie de asigurări și servicii financiare autorizată și reglementată de autoritatea financiară competentă din Uniunea Europeană, care își desfășoară activitatea în spațiul UE, este considerată relevantă și îndeplinește criteriul privind prestarea serviciilor pentru o „entitate financiară din Uniunea Europeană”.

Cerința CF.7 face referire în primul rând, la stocarea, procesarea și generarea documentelor în cadrul soluției, cu funcționalități precum: versionare, trasabilitate, acces securizat etc. Totodată, soluția trebuie să permită designul și execuția de fluxuri de lucru (workflow-uri), care să poată fi configurate flexibil, în funcție de necesitățile proceselor operaționale ale BNM. Aceste fluxuri pot include etape precum inițierea, editarea, revizuirea, aprobarea documentelor etc. Editarea concomitentă online a documentelor nu este o cerință, însă, dacă este susținută de platformă, constituie un avantaj funcțional apreciat.

Fluxul de deplasări include următorii pași generali: 1. Aprobarea bugetului și a planului de instruiri pentru fiecare subdiviziune; 2. Inițierea notei de serviciu pentru deplasarea de serviciu sau instruire; 3. După aprobarea notei de serviciu, participantul se înregistrează la organizatorul la care urmează să aibă loc deplasarea; 4. După ce prestatorul confirmă înregistrarea participantului, prin scrisoare oficială de invitație, se inițiază solicitarea de deplasare; 5. După aprobarea solicitării de deplasare, se emite ordinul de deplasare; 6. După efectuarea deplasării, angajatul întocmește decontul de avans aferent cheltuielilor de deplasare; 7. La final completează un raport aferent deplasării.

Sursele externe din care se dorește preluarea informațiilor pentru generarea informațiilor prestabilite sunt sistemele informatice conexe în care la moment o parte din procesele de resurse umane se realizează: SGED - Sistemul de Gestiune Electronică a Documentelor BARS - Soluția informatică de HR Sistemul privind evaluarea competențelor IT (google forms) și limba engleză (sistem dezvoltat in house).

Da, e-mail-ul specializat este în principal, recrutare@bnm.md, dar uneori pot fi utilizate și alte adrese, cum ar fi resurse.umane@bnm.md. Se dorește integrarea cu aceste adrese de e-mail pentru a permite salvarea automată a CV-urilor primite direct în aplicația COTS, în cadrul anunțului de recrutare corespunzător. Identificarea anunțului de recrutare se va face pe baza mențiunilor din titlul sau conținutul e-mail-ului.

Da, aceste tipuri de ordine se emit pe baza aprobării notelor de serviciu privind deplasarea de serviciu sau instruirea, urmată de aprobarea solicitării de deplasare. De asemenea, ordinul urmează un flux de coordonări și vizări, care trebuie parcurse până la semnarea ordinului.

Structura salarială reprezintă sistemul salarial în sine și cuprinde: grila salarială, nivelul postului, trepte salariale.

Da, prin „reguli de securitate” se face referire, în principal, la drepturi de acces și controlul acestora, dar nu se limitează exclusiv la acest aspect. Exemple de reguli de securitate suportate de soluția ofertată includ: - Drepturi de acces la documente, în funcție de metadate precum tipul documentului, departamentul emitent, nivelul de clasificare, starea în fluxul de aprobare etc.; - Reguli de vizibilitate, cum ar fi restricționarea accesului la documente până la finalizarea unui flux de aprobare; - Reguli de editare, cum ar fi permiterea modificării doar de către autor sau de către persoane desemnate în anumite etape ale fluxului; - Reguli de transfer sau partajare, inclusiv interdicții de export sau de descărcare în funcție de rolul utilizatorului; - Reguli de semnătură/aprobare, prin care doar utilizatori cu anumite roluri pot aproba, semna sau valida un document; - Perioade de retenție și reguli de arhivare/ștergere, aplicate automat în funcție de tipul documentului. Acest tip de reguli trebuie să poată fi definite, modificate și gestionate de către administratorii soluției, fără a fi necesară intervenția dezvoltatorului sau a furnizorului.

Cerința CNF.37 vizează doar componentele dezvoltate specific în cadrul proiectului pentru BNM și nu se referă la codul sursă al produsului COTS în ansamblul său. Mai exact: Codul sursă și artefactele livrabile asociate care vor fi dezvoltate personalizat pentru a adapta soluția la cerințele funcționale ale BNM (de ex. interogări specifice, interfețe de integrare, scripturi de migrare, module configurate sau extensii locale), vor trebui puse la dispoziția BNM. Codul sursă al produsului standard COTS (proprietatea intelectuală a ofertantului) nu este solicitat și nu trebuie livrat către BNM. BNM solicită accesul la sursele dezvoltărilor specifice proiectului pentru a asigura mentenabilitatea soluției pe termen lung, în cazul în care este necesară actualizarea, auditarea sau integrarea ulterioară de către o terță parte sau echipa internă a BNM.

Într-adevăr, BNM a exprimat în cadrul sesiunii demonstrative deschiderea față de ajustarea anumitor procese interne pentru a valorifica la maximum capabilitățile unei soluții moderne, integrate, și pentru a reduce necesarul de dezvoltări personalizate. Prin urmare, cerința CI.7 semnifică următoarele: Soluția va fi configurată și adaptată pentru a fi aliniată la modelul de facto, astfel cum acesta va fi definit și agreat împreună cu BNM, în cadrul etapei de analiză și design. Modelul de facto poate presupune fie adaptarea soluției la procesele existente ale BNM, fie ajustarea proceselor interne ale BNM pentru a valorifica funcționalitățile native ale soluției, în funcție de caz și în urma unei analize comune. Această abordare flexibilă va fi formalizată în cadrul etapei de analiză și design, pe baza principiilor de eficiență, sustenabilitate și acoperire cât mai largă a nevoilor BNM cu eforturi minime de personalizare.

Cerința CP6 se referă la asigurarea serviciilor de suport pe perioada de garanție pentru incidentele care apar în legătură cu soluția livrată. Prin această cerință, intenția BNM este ca ofertantul să ofere suport în toate situațiile în care funcționarea soluției livrate este afectată, inclusiv în cazurile în care incidentul este potențial generat de aplicații sau componente externe. Astfel, nu se solicită ca ofertantul să remedieze problemele din aplicațiile externe, ci să acorde suport pentru diagnosticarea incidentului în cadrul soluției livrate (ex: analiza jurnalelor, monitorizare, identificarea comportamentului aplicației proprii în contextul interacțiunii cu aplicațiile externe). De asemenea, se așteaptă ca ofertantul să poată furniza, după caz, informații relevante care pot sprijini echipa BNM sau terții în identificarea și remedierea problemelor din sistemele externe.